Diferència entre nota de despeses i carta de ports

La nota de despeses és un document que el venedor utilitza per reflectir els pagaments a tercers. En canvi, la Carta de ports és un document que realitza el transportista. Compleix les fucnions de contracte i factura en la prestació de serveis de transports.

La carta de ports

El transport de les mercaderies que, quan duu a terme una empresa especialitzada en aquets serveis, genera l'anomenada carta de ports.
La carta de ports és la factura que lliuren els transportistes com a justificant que un determinat servei s'ha realitzat i s'ha cobrat.

Funcions:

Serveix per justificar el tipus de mercaderia que es transporta. La signen tant l'expedidor de la mercaderia , com a justificant de l'encàrrec de transportar la mercaderia, com el receptor, com a justificant que el transportista ha reaalitzat el seu servei.

La nota de despeses

És un document que el venedor realitza a càrrec del comprador i s'utilitza per reflectir els pagaments a tercers. El comprador abona al venedor la nota de despeses segons les condicions pactades i reflectides a la comanda.
Les despeses més habituals en aquest tipus de situacions són:

-Transport
-Assegurança
-Envasos
-Embalatges
-Càrrega i descàrrega de mercaderia

Funcions:
Aquest document auxiliar s'adjunta amb la factura.
És important no confondre les despeses que s'han de carregar a la nota i que tributen al tipus general de l'IVA (18%) amb els costos que el venedor afegeix a la factura pels mateixos conceptes però que han estat realitzats per ell mateix i que, per tant, es facturen com a despeses auxiliars, tributant al mateix tipus d'IVA que els productes que conformen l'objecte de l'operació de compravenda.

L' Albarà

És un documents emès pel venedor, s'hi relacionen les mercaderies enviades corresponents a una determinada comanda i que acompanya les esmentades mercaderies amb la finalitat d'acreditar el seu llirament.

1. Cal realitzar-lo per escrit.
2. Conté relació de mercaderies incloses dins d'una determinada operació comercial.
3. És la conseqüència documental del lliurament de la mercaderia que es va sol·licitar a la comanda.
4. Acompanya les mercaderies per tal que el seu receptor pugui comprovar-ne l'entrada al magatzem.

Contingut:

Identificació de les parts:
-Dades del comprador: nom, domicili i número d'identificació fiscal.
-Dades del venedor: nom, domicili i número d'identificació fiscal.

Identificació del document:
-Número de documpent: és un número correlatiu que s'assigna segons els docuements que hagi generat l'empresa.
-Data d'emissió. indica la data en què es va emetre l'albarà i, per tant, la sortida de data de mercaderies del magatzem del venedor.
-Comanmda de referència: número de comanda del compradoral cual corresponen les mercaderies ressenyades a l'albarà.

Identificació de la mercaderia:
-Codi de cada producte
-Unitats a comprar de cada producte
-Descripció de cada producte
-Preu unitari de cada producte
-Preu total de cada producte

Condicions de lliurament: 
-Identificació: s'identifica qui fa el lliurament. En cas que sigui el propi venedor, es pot deixar en blanc.
-Paquets: número de paquets. S'en pot ressenyar la mida i el pes.
-Lloc lliurament

Declaració de conformitat:
-El comprador signa el document declaranta la seva conformitat amb el lliurament. Al costat de la  signatura s'hi ha de reflectir la data.

La Comanda

És la sol·licitud de mercaderies que el comprador fa al venedor sota unes condicions prèviament pactades.
la expedeix el comprador i la rep el venedor. Un cop que aquest últim l'accepta, es pot dir que la compra es ferma.
no ha de respondre necessàriament a una forma determinada. Pot ser escrit (carta o formulari) o verbal (personal o telefònic), sempre que el seu contingut sigui l'adequat.
La comanda concreta els drets i els deures de les parts. Un cop acceptada, genera tots els efectes de la contractació mercantil.

Contingut mínim:

Identificació de les parts:

• Dades del comprador: nom, domicili i número d'identificació fiscal.
• Dades del venedor: nom, domicili i número d'identificació fiscal.

Identificació del document:

• Número del document: número correlatiu que s'assigna per ordre cronològic a les comandes que hagi generat l'empresa.
• Data d'emissió: indica la data en què es va realitzar la comanda i, per tant, l'inici de la seva validesa.

Identificació de la mercaderia:

• Codi de cada producte.
• Unitats demanades de cada producte.
• Descripció de cada producte.
• Preu unitari de cada producte.
• Preu total de cada producte.

Condicions de compra:

• Data de lliurament: data en què el venedor ha de lliurar la mercaderia al comprador.
• Lloc de llirament: lloc en què el venedor ha de lliurar la mercaderia. Sol ser el seu propi establiment o bé el domicili del comprador.
• Forma de lliurament: Indica qui és el responsable del transport.
• Forma de pagament: la forma en què es fará efectiu el pagament (metal·lic, xec, lletra de canvi).
• Descomptes: Indica els diferents tipus de descomptes que se sol·liciten.
• Observacions: Aquí es pot anotar qualsevol condició que pactin les parts.

Declaració de voluntat: 
El comprador realitza la seva declaració de voluntat de comprar mitjançant la signatuira del document.